På den del af hjemmesiden, der er tilgængelig for medlemmerne efter login, er følgende oplysninger på bestyrelsen tilgængelige:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- Mailadresse
På den del af hjemmesiden, der alene er tilgængelig for administratorer er der registreret medlemsfortegnelse med følgende oplysninger:
- Navn
- Adresse
- Telefonnummer
- Mailadresse
- Krypteret login-password
Til brug for kassererens arbejde og samarbejde med Parcelhusejernes Landsforening benyttes PL`s medlemslister med følgende indhold:
- Navn
- Adresse
- Eventuel opkrævningsadresse (for udlejede huse)
Kontingentindbetalinger registreres manuelt på udskrift af medlemslisten, der opbevares sammen med indbetalingsbilagene (kontoudskrifter fra banken).
OPBEVARING AF REGNSKABSMATERIALE
Grundejerforeningen anvender netbank hos Nordea, hvor samtlige ind- og udbetalinger sker. Der benyttes ikke anden betalingsmulighed.
Ind- og udbetalinger registreres løbende på bogføringssystem, der er opbygget på excelregneark. Systemet er udarbejdet således, at den til enhver tid viser årets forbrug samt slutresultat ved årets udgang.
Ind- og udbetalingsbilag opbevares i særskilt brevordner sammen med kontoplan og medlemsliste med manuel angivelse af kontingentindbetalinger.
Til brug for revision af regnskabet herunder eventuel kontrolrevision udskrives dette i fornødent omfang.
Det af foreningens bilagskontrollanter reviderede regnskab udskrives og udleveres til medlemmerne som bilag til generalforsamlingsindkaldelsen.
Der foretages jævnlig backup af bogføringsmaterialet på USB-nøgle, der opbevares væk fra kassererens pc.
Kassererens materialer – ”arkiv” fra tidligere kasserere, tidligere regnskabsmateriale og det aktuelle regnskabsårsmateriale – opbevares i brev- og ringordnere på kassererens bopæl.